08 Lut

Regulamin pracowni naukowej AAP

 

§1 Zasady udostępniania archiwaliów

1. Archiwum Archidiecezjalne w Poznaniu (AAP) służy kwerendzie naukowej całym swoim zasobem, z następującymi wyjątkami:

a) Archiwalia nie są udostępniane, jeżeli nie upłynęło 70 lat od chwili ich wytworzenia.

b) Archiwalia nie są udostępniane, jeżeli zawierają dane osobowe w rozumieniu odpowiednich przepisów kościelnych i państwowych, albo istnieje wysokie ryzyko, że zawierają takie dane.

c) Archiwalia nie są udostępniane, gdy noszą nazwę tajnych.

d) Nie są udostępniane oryginały, jeżeli archiwum posiada mikrofilm lub reprodukcję danego dokumentu.

e) Archiwalia nie są udostępniane, gdy są wykorzystywane w danym momencie przez innego badacza.

f) Archiwalia nie są udostępniane, gdy nie pozwala na to ich stan fizyczny, albo gdy udostępnienie zespołu, serii lub jednostki archiwalnej jest ograniczone na przykład ze względu na prace konserwatorskie, inwentaryzacyjne, czy porządkowe.

2. Pomimo zastrzeżeń z ust. 1 a) i c) archiwum może udostępnić materiały za zgodą Arcybiskupa Poznańskiego.

3. Pomimo zastrzeżeń z ust. 1 d) archiwum może udostępnić materiały za zgodą dyrekcji.

4. Pomimo zastrzeżenia z ust. 1 b) archiwum może udostępnić materiały zawierające dane osobowe, pod warunkiem ustalenia przedmiotu, zakresu i metody badań oraz zawarcia stosownego porozumienia.

5. Dla niektórych rodzajów badań dyrektor archiwum może ustanowić odrębne tryby udostępniania archiwaliów[1].

6. Powyższe zastrzeżenia, nie są przeszkodą dla wydania informacji o przetwarzaniu danych osobowych osoby, która korzysta ze swojego prawa zgodnie z przepisami kościelnymi lub państwowymi. Odbywa się to poza trybem udostępniania archiwaliów, bezpośrednio na podstawie przepisów prawa.

§2 Warunki korzystania z zasobu archiwalnego

1. Warunkiem korzystania z zasobu archiwalnego jest wpis na listę użytkowników zasobu.

2. Warunkiem wpisu na listę jest:

a) podanie wymaganych przez archiwum danych osobowych na udostępnionym przez archiwum formularzu zgłoszeniowym

b) i potwierdzenie tych danych poprzez okazanie dokumentu tożsamości,

c) wniesienie opłaty w wysokości ustalonej przez dyrektora archiwum.

3. Administratorem zbieranych danych jest Archiwum Archidiecezjalne w Poznaniu (ul. Ks. Ignacego Posadzego 2, 61-108 Poznań). Pełna informacja o przetwarzaniu danych osobowych podawana jest wraz z formularzem zgłoszeniowym oraz publikowana jest na stronie internetowej archiwum.

4. W związku z wpisem na listę, archiwum wydaje imienny identyfikator użytkownika zasobu, którym należy legitymować się za każdym razem, gdy chce się skorzystać z zasobu archiwalnego. Identyfikatora nie wydaje się, gdy użytkownik chce skorzystać z zasobu jednorazowo (oznacza to skorzystanie z archiwum raz do roku).

§3 Zamawianie materiałów archiwalnych i realizacja zamówień

1. Aby zamówić materiały archiwalne lub skorzystać z księgozbioru należy wypełnić rewers i przekazać go osobie obsługującej sekretariat. Dla każdej jednostki archiwalnej należy wypełnić osobny rewers.

2. Materiały archiwalne lub ich reprodukcje udostępniane są w liczbie do 5 jednostek archiwalnych jednocześnie. Archiwum może w dowolnej chwili indywidualnie zmienić tę liczbę.

3. Realizacja rewersów odbywa się każdego dnia o wyznaczonych godzinach, do godziny 14:30. Czas realizacji zależy od liczby zamówień i kolejności zgłoszenia.

4. Realizacja zamówień kończy się pół godziny przed zamknięciem archiwum.

5. Realizacja zamówień ma miejsce w pracowni naukowej archiwum.

§4 Korzystanie z materiałów archiwalnych w pracowni naukowej

1. Pracownia naukowa czynna jest:

a) w poniedziałek, wtorek i środę w godzinach od 10:00 do 15:00,

b) oraz w czwartek w godzinach od 9:30 do 16:30.

2. Użytkownik zasobu:

a) nie może wnosić do pracowni przedmiotów i substancji mogących spowodować uszkodzenie dokumentów (ostre narzędzia, artykuły spożywcze, środki barwiące, substancje łatwopalne itp.), a także teczek i toreb,

b) nie może korzystać z telefonu, aparatu i innych urządzeń elektronicznych służących do samodzielnego reprodukowania archiwaliów (personel może zezwolić jedynie na korzystanie z komputera przenośnego),

c) powinien prowadzić w sposób niezakłócający pracy innych użytkowników i personelu archiwum,

d) nie może ingerować w układ i treść archiwaliów oraz jest zobowiązany do dbałości o ich stan fizyczny i bezpieczeństwo,

e) nie może wynosić poza pomieszczenie pracowni materiałów archiwalnych i pomocy ewidencyjno-informacyjnych,

f) w przypadku szczególnie cennych materiałów, zobowiązany jest do każdorazowego deponowania ich przy każdym opuszczeniu pracowni;

g) po zakończeniu pracy zwraca materiały archiwalne, każdorazowo wydając dyspozycję ich zwrotu do magazynu lub zdeponowania w pracowni na czas do 14 dni.

3. Jeżeli przerwa w korzystaniu z materiałów znajdujących się w depozycie trwa ponad 14 dni, materiały te są zwracane do magazynu bez dyspozycji użytkownika. Podjęcie pracy nad nimi wymaga złożenia ponownego zamówienia.

4. Ze względu na wymogi bezpieczeństwa zasobu archiwalnego, osoby korzystające z materiałów archiwalnych mogą być wezwane do okazania zawartości toreb itp. Kontroli mogą być tez poddane wszelkie materiały wynoszone z pracowni naukowej, w tym sporządzone przez użytkowników notatki. Za upoważnione do tego osoby uważa się dyżurujący personel pracowni, pracowników ochrony, a także przełożonych tych osób.

§5 Zasady reprografii

1. Udostępnianie materiałów archiwalnych nie uprawnia do samodzielnego ich reprodukowania. Zabronione jest posługiwanie się własnymi urządzeniami kopiującymi.

2. Archiwum wykonuje kserokopie, skany lub zdjęcia i wydaje na nie licencje. W tym celu użytkownik musi złożyć zamówienie na odrębnych zasadach i otrzymać zgodę dyrekcji.

3. Zamówienie ogranicza się do dokumentów w odpowiednim stanie zachowania, których kopiowanie jest możliwe ze względów technicznych.

4. Zamówienie ogranicza się do:

a) kserokopii i skanów z dokumentów wytworzonych po 1901 roku — jeśli ich stan na to pozwala,

b) wyłącznie skanów dokumentów wytworzonych przed 1901 rokiem — jeśli ich stan na to pozwala.

5. Ze względu na urzędowy charakter zbiorów specjalnych, jakimi są między innymi księgi metrykalne, archiwum nie wykonuje reprografii tych archiwaliów.

§6 Kary za naruszenie zasad korzystania z zasobów archiwum

1. Użytkownicy odpowiadają za szkody spowodowane na mieniu archiwum.

2. Nieprzestrzeganie regulaminu przez użytkownika lub stwierdzenie rażącego braku przygotowania do samodzielnych badań może spowodować wydanie przez dyrektora archiwum decyzji o odmowie bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych przez wyznaczony czas. W takim przypadku opłata za wpis na listę użytkowników archiwum nie jest zwracana.

3. Jeśli przyczynie wydania powyższej decyzji towarzyszyła szkoda, decyzja nie będzie cofnięta co najmniej do chwili naprawienia szkody.

4. Za każde zdjęcie wykonane niezgodnie z postanowieniami regulaminu lub odrębnych umów użytkownik będzie zobowiązany do zapłaty kary równiej najwyższej opłacie przewidzianej dla danego rodzaju zdjęcia w cenniku usług reprograficznych. Uiszczenie opłaty nie oznacza jednak wydania licencji na dalsze korzystanie ze zdjęcia. Nałożenie kary oznacza też odmowę bezpośredniego udostępniania materiałów archiwalnych do czasu zapłaty całej kary.

Poznań, dnia 3 lutego 2020 roku

Wprowadzono zarządzeniem Dyrektora AAP

[1] Dyrektor archiwum ustanowił odrębny tryb dla zlecanych archiwum kwerend genealogicznych. Odrębny tryb umożliwia poszukiwania w nieco szerszym zakresie (obejmuje również dane, które mogą być udostępniane, ale nie są ze względu na ochronę archiwaliów i innych danych). Osobny tryb obejmuje również wydawanie świadectw, odpisów i wypisów, a także wykonywanie reprografii. Informacja na ten temat znajduje się na stronie archiwum oraz udziela jej personel archiwum.