21 Mar

Zarządzenie o przekazywaniu archiwaliów i duplikatów

 

Zarządzenie Arcybiskupa Metropolity Poznańskiego

w sprawie przekazywania archiwaliów

(w tym ksiąg metrykalnych i ich duplikatów)

do Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu

 

W nawiązaniu do Statutów Synodu Archidiecezji Poznańskiej i przepisów dotyczących prowadzenia w Archidiecezji Poznańskiej ksiąg parafialnych: (ochrzczonych, Pierwszej Komunii Świętej, bierzmowanych, małżeństw i zmarłych) oraz Statutu Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu, niniejszym zarządzam, co następuje:

1. Księgi i dokumenty starsze, których nie używa się podczas bieżącego działania biura parafialnego, a zostały wytworzone do 31 grudnia 1933 roku, należy przekazać w obowiązkowy depozyt do Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu (zobacz: Statuty Synodu Archidiecezji Poznańskiej 2004-2008, T. 2: Statuty, 853, 859 oraz Statut Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu 2004, artykuły: 7f, 8). Szczegółowy wykaz archiwaliów, do których zaliczono dokumenty pergaminowe i papierowe, księgi metrykalne, rękopisy archiwalne, dokumentację finansową, statystyczną, zbiory kartograficzne, fotograficzne, filmowe, dokumentację techniczną itp., wchodzących w skład zasobu archiwum parafialnego, znajduje się na stronie internetowej Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu – przykładowy spis archiwaliów – zobacz tutaj.

2. W oparciu o posiadane księgi i dokumenty wytworzone po 1 stycznia 1934 roku, a używane podczas bieżącego działania biura parafialnego, należy sporządzić dokładny inwentarz archiwaliów (formularz: Inwentarz archiwaliów parafialnych do pobrania tutaj). Kopię inwentarza archiwaliów należy przekazać do Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu za pośrednictwem Księdza Dziekana, (zobacz: Statuty Synodu Archidiecezji Poznańskiej 2004-2008, T. 2: Statuty, 854).

3. O terminie i sposobie przekazywania archiwaliów oraz inwentarza do Archiwum Archidiecezjalnego powiadomi Dyrektor Archiwum za pośrednictwem Księdza Dziekana. Przyjęcia archiwaliów oraz spisu inwentarza dokona się w oparciu o protokół zdawczo-odbiorczy.

4. W Archidiecezji Poznańskiej obowiązuje sporządzanie duplikatów ksiąg metrykalnych chrztów, małżeństw i zmarłych oraz przekazywania ich do Archiwum Archidiecezjalnego. Ustala się następujący sposób przekazywania duplikatów do Archiwum:

a) Duplikaty będą sporządzane w siedzibie Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu poprzez skanowanie ksiąg metrykalnych.

b) Skanowaniu będą podlegać księgi metrykalne począwszy od 1948 roku, aż do ostatniego bieżącego zapisu.

c) Przekazywanie ksiąg metrykalnych do skanowania przez poszczególne parafie zostanie wyznaczone na podstawie terminarza wizytacji kanonicznej w danym dekanacie. Kolejność i sposób przekazywania ksiąg metrykalnych ustala Dyrektor Archiwum Archidiecezjalnego z Księdzem Dziekanem wizytowanego dekanatu.

d) Fakt skanowania ksiąg metrykalnych zostanie odnotowany zarówno w formularzu przedwizytacyjnym, jak również w danej księdze (miejsce ostatniego wpisu, oraz okładka).

e) Po zakończeniu skanowania, księgi zostaną na powrót przekazane do parafii.

f) Następne skanowanie ksiąg metrykalnych w zależności od możliwości technicznych Archiwum, przewidziane jest nie później jak przy kolejnej wizytacji. Wówczas do digitalizacji przeznaczone będą tylko te księgi, które zostały wytworzone od ostatniego skanowania.

g) Jakiekolwiek zmiany wprowadzone w księgach metrykalnych już po fakcie ich skanowania, należy odnotować po zakończeniu roku kalendarzowego na oddzielnym formularzu (formularz: Rejestr zmian wpisów w księgach metrykalnych do pobrania – zobacz tutaj), a następnie odesłać je – za pośrednictwem Księdza Dziekana – do Archiwum Archidiecezjalnego do końca lutego nowego roku (zobacz: Statuty Synodu Archidiecezji Poznańskiej 2004-2008, T. 2: Przepisy dotyczące prowadzenia w Archidiecezji Poznańskiej parafialnych ksiąg: ochrzczonych, Pierwszej Komunii Świętej, bierzmowanych, małżeństw i zmarłych: I. Zasady ogólne, p. 15).

Niniejsze Zarządzenie wchodzi w życie z dniem 1 marca 2013 roku

Poznań, dnia 22 lutego 2013 roku

N. 914/2013

+ Stanisław Gądecki

Arcybiskup Metropolita Poznański

ks. prałat Ireneusz Dosz

Kanclerz Kurii