23 Cze

Zasady korzystania z materiałów archiwalnych w Archiwum Archidiecezjalnym w Poznaniu w czasie stanu epidemii

Aneks do Regulaminu pracowni naukowej

Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu

 

 Podstawa prawna:

  • 13 ust. 3 Rozporządzenia Rady Ministrów z dnia 2 maja 2020 r. w sprawie ustanowienia określonych ograniczeń, nakazów i zakazów w związku z wystąpieniem stanu epidemii (Dz. U. 2020 poz. 792),
  • Rekomendacje Ministerstwa Kultury i Dziedzictwa Narodowego z dnia 4 maja 2020 r.
  • Komunikat Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych w sprawie znoszenia zakazu działalności archiwalnej wprowadzonego w związku z COVID-19
  • Regulamin pracowni naukowej Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu z dnia 1 stycznia 2020 r.
  • Opina Państwowego Powiatowego Inspektora Sanitarnego w Poznaniu z dnia 22 czerwca 2020 r.

§1. Uwagi ogólne:

1. Pracownie naukowe Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu (dalej Archiwum) do odwołania czynne są od poniedziałku do czwartku w godzinach 10:00-14:30, z przerwą techniczno-organizacyjną na   wietrzenie  i  dezynfekcję  stanowisk  w  godzinach 12:00-12:30.

2. Jednorazowo w każdej z pracowni naukowych (pracownia akt i pracownia mikrofilmów), uwzględniając wymagany dystans przestrzenny (minimum dwa metry), mogą przebywać cztery osoby, zajmując wyznaczone (oznakowane) miejsca. Obowiązuje zasada: jedna osoba – jedno stanowisko, bez możliwości przebywania osób towarzyszących.

3. W czasie obowiązkowej przerwy techniczno-organizacyjnej użytkownik zasobu archiwalnego jest zobowiązany do opuszczenia budynku.

4. W budynku Archiwum obowiązuje zakaz spożywania posiłków.

5. Zabrania się korzystania z pracowni naukowych osobom mającym objawy wskazujące na możliwość zakażenia „koronawirusem”, takie jak: duszności i kłopoty z oddychaniem, stan podgorączkowy (temperatura ciała pomiędzy 37°C a 38°C), gorączka (temperatura powyżej 38,0°C), kaszel, bóle mięśni i ogólne zmęczenie.

6. Osoba, u której podczas pobytu w Archiwum wystąpiły w/w wyraźne oznaki, jest zobowiązana niezwłocznie powiadomić obsługę Archiwum. Osoba ta powinna udać się transportem indywidualnym do domu unikając transportu zbiorowego a następnie skorzystać z teleporady swojego lekarza podstawowej opieki zdrowotnej lub umówić się konsultację online z pracownikiem medycznym (https://pacjent.gov.pl/teleporada), albo zadzwonić na numer infolinii Narodowego Funduszu Zdrowia: 800 190 590. W przypadku gdy jest to niemożliwe, oczekiwać na transport w wyznaczonym w Archiwum odizolowanym pomieszczeniu. W sytuacji pogarszania się stanu zdrowia osoby, zostanie wezwane pogotowie ratunkowe, a o zaistniałym fakcie zostanie niezwłocznie powiadomiona Powiatowa Stacja Sanitarno-Epidemiologiczna w Poznaniu, nr alarmowy 609 794 670.

7. Osoba korzystająca z zasobu archiwalnego jest zobowiązana do postępowania zgodnie z poleceniami pracowników Archiwum.

§2. Umówienie terminu przybycia:

1. Osoba zamierzająca skorzystać z zasobu Archiwum zobowiązana jest do umówienia terminu przybycia i określenia czasu pobytu, minimum trzy dni robocze przed planowaną wizytą. Jedna osoba może zarezerwować tylko jedną wizytę tygodniowo.

2. Termin przybycia i czas pobytu należy umówić telefonicznie – nr tel. 61 810 15 19. Nie przyjmujemy zgłoszeń przesyłanych pocztą tradycyjną, a także poprzez e-mail oraz formularz kontaktowy.

3. Odwiedzający Archiwum może skorzystać z pracowni naukowych dopiero po otrzymaniu potwierdzenia zawierającego datę i godzinę rezerwacji.

4. Umawiając termin wizyty w Archiwum, należy podać następujące dane:

a) nazwisko i imię,

b) telefoniczny numer kontaktowy oraz e-mail,

c) numer imiennego identyfikatora użytkownika zasobu – Karta Kwerendzisty AAPoz (jeżeli nie posiadasz Karty Kwerendzisty AAPoz – zobacz punkt 6),

d) datę i godzinę przybycia do Archiwum,

e) czas pobytu,

f) sygnatury zamawianych jednostek archiwalnych (zobacz punkt 5).

5. Zamawianie jednostek archiwalnych:

a) sygnatury zamawianych jednostek archiwalnych należy podać na podstawie zintegrowanego systemu baz danych dostępnego na stronie internetowej Archiwum – AAPoz – zobacz tutaj.

b) ze względów sanitarno-epidemiologicznych nie ma możliwości korzystania w Archiwum z inwentarzy i katalogów kartkowych oraz książkowych.

c) maksymalnie można zamówić pięć jednostek archiwalnych.

6. Jeżeli jest to pierwsza wizyta w Archiwum należy:

a) zapoznać się z Regulaminem Archiwum – zobacz tutaj

b) przesłać przed przybyciem do Archiwum (minimum jeden dzień roboczy wcześniej) wypełniony i podpisany formularz zgłoszeniowy w postaci skanów:

    • formularz 01. Zgłoszenie użytkownika zasobu archiwalnego – FZU (zawiera załącznik „Przedmiot badań”) do pobrania – tutaj
    • adres do przesłania formularza – rezerwacje@aap.poznan.pl

7. Odwołanie terminu wizyty w Archiwum:

a) Archiwum zastrzega sobie możliwość zmiany lub odwołania terminu wizyty, informując o tym osobę umówioną na ten termin – o ile osoba w trakcie rezerwacji terminu wyraziła zgodę na przekazanie Archiwum i wykorzystanie w tym celu swojego numeru telefonu lub adresu e-mail,

b) w przypadku gdy użytkownik zasobu archiwalnego planuje odwołać swoją wizytę, powinien poinformować o tym fakcie pracownika Archiwum, w celu zwolnienia terminu wizyty innym osobom,

c) osoba mająca umówioną wizytę w czytelni Archiwum, u której występują w/w wyraźne objawy infekcji wirusowej, zobowiązana jest niezwłocznie powiadomić telefonicznie obsługę Archiwum o rezygnacji z wizyty.

§3. Wejście i poruszanie się w budynku:

1. Zgodnie z przekazaną przez pracownika Archiwum datą i godziną, należy przybyć punktualnie do Archiwum. Zaleca się, aby przybyć kilka minut wcześniej, w celu uniknięcia oczekiwania na wejście do pracowni.

2. Przed wejściem do Archiwum interesant o swoim przybyciu powinien powiadomić pracownika Archiwum przez domofon znajdujący się na zewnątrz budynku lub też  telefonicznie – nr 61 8120 15  19, a następnie poczekać na otwarcie drzwi.

3. Osoby wchodzące do siedziby Archiwum są zobowiązane:

a) zdezynfekować ręce (dozownik z płynem do dezynfekcji oraz instrukcja dezynfekcji rąk, znajdują się w holu Archiwum po lewej stronie; miejsce jest oznakowane linią na posadzce),

b) używać własnych środków ochrony zakrywających usta i nos (maseczka, przyłbica, chusta),

c) zachować wszelkie zasady związane z dystansem społecznym, pozostając w odległości przynajmniej dwóch metrów od innych osób przebywających w Archiwum (jednorazowo w holu mogą przebywać dwie osoby).

4. Po dokonaniu dezynfekcji należy oczekiwać w holu na zgodę pracownika Archiwum na przejście do sekretariatu obsługi pracowni naukowych.

5. Bez wyraźnej zgody pracownika Archiwum, użytkownicy zasobu archiwalnego nie mogą samowolnie wchodzić d o szatni i korzystać z niej.

6. Ze względu na rekomendowane ograniczenie do połowy liczby ubikacji, jednorazowo z toalety może skorzystać jedna osoba.

§4. Obsługa w sekretariacie pracowni naukowych.

1. Jednorazowo możliwa jest obecność w sekretariacie tylko jednej osoby z zewnątrz i jednego pracownika Archiwum, z utrzymanym reżimem sanitarnym z wykorzystaniem zamontowanej na ladzie sekretariatu przeźroczystej przesłony ochronnej. Petenci nie powinni przekraczać wyznaczonych linii (oznakowanie na podłodze).

2. Osoba posiadająca kartę Kwerendzisty jest zobowiązana do okazania poprzez przesłonę ochronną w/w dokumentu. Jeżeli jest to pierwsza wizyta, należy zgodnie z regulaminem dopełnić formalności rejestracji w oparciu o przesłany wcześniej poprzez e-mail podpisany formularz zgłoszeniowy użytkownika zasobu archiwalnego oraz okazanie poprzez przesłonę ochronną dokumentu tożsamości.

3. Pracownik Archiwum rejestruje przybycie użytkowana zasobu archiwalnego, a następnie wskazuje miejsce w szatni oraz w pracowni naukowej.

4. Obsługa pracowni udziela użytkownikom informacji dotyczących zasobu archiwalnego, zasad udostępniania materiałów archiwalnych i ich kopii oraz środków ewidencyjnych i pomocy archiwalnych. Pracownik nie udziela pomocy w odczytywaniu akt i przeszukiwaniu ewidencji.

5. Podania i dokumenty należy samodzielnie składać do „Skrzynki podawczej”, która znajduje się w sekretariacie Archiwum. Złożone do „Skrzynki podawczej” podania i dokumenty poddawane będą 48 – godzinnej kwarantannie.

§5. Funkcjonowanie pracowni naukowych.

1. Po wejściu do pracowni naukowej użytkownik zasobu archiwalnego, oprócz stosowania własnych środków ochrony zakrywających usta i nos, jest zobowiązany do używania własnych rękawiczek ochronnych (istnieje możliwość zakupu rękawiczek na terenie obiektu). Instrukcja, jak prawidłowo nałożyć i zdjąć rękawice, znajduje się w sekretariacie i pracowni naukowej.

2. Użytkownik zasobu archiwalnego może (ale nie musi) ściągnąć maseczkę (przyłbicę, chustę), gdy zajmie wyznaczone miejsce na pracowni naukowej (analogicznie jak np. w czasie egzaminów maturalnych – rekomendacja na wzór wytycznych stosowanych np. przez Główny Inspektorat Sanitarny).

3. Maseczka musi zostać założona w momencie, gdy do użytkownika zasobu archiwalnego podchodzi pracownik archiwum (np. podczas zgłoszenia problemów technicznych), czy w przypadku opuszczenia wyznaczonego miejsca (instrukcja, jak prawidłowo nakładać i zdejmować maseczkę znajduje się na pracowni naukowej i sekretariacie).

4. Zamówione w dniu rezerwacji terminu materiały archiwalne znajdują się na wyznaczonym dla każdej osoby miejscu w pracowni, gdzie należy je pozostawić opuszczając czytelnię.

5. Ze względów sanitarno-epidemiologicznych nie ma możliwości korzystania w pracowniach naukowych z pomocy ewidencyjnych w wersji papierowej oraz księgozbioru podręcznego.

6. Wszystkie zamówione materiały archiwalne muszą być zwrócone w dniu wizyty. Magazyn podręczny jest nieczynny.

7. Materiały archiwalne po ich wykorzystaniu poddawane są obowiązkowej pięciodniowej kwarantannie. Mogą zostać przekazane do Działu Reprografii lub udostępnione innemu użytkownikowi tylko pod odbyciu tej kwarantanny.

8. Po opuszczeniu pracowni naukowej przez użytkownika, dezynfekcji podlega biurko, krzesło i sprzęt używany przez użytkownika oraz szafka na ubrania.

§6. Postanowienia końcowe

1. Korzystanie z zasobu Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu przez użytkowników zasobu archiwalnego oznacza akceptację powyższego regulaminu.

2. Archiwum zastrzega sobie prawo odmowy udostępnienia materiałów archiwalnych
osobom nieprzestrzegającym niniejszych zasad.

3. Niniejsze zasady obowiązują od 22 czerwca 2020 r. do odwołania.