30 gru

Genealogia

I. Uwagi ogólne

II. Formy udostępniania informacji genealogicznych

III. Procedury zlecenia genealogicznego

 


I. Uwagi ogólne

1. W zasobie Archiwum Archidiecezjalnego w Poznaniu (AAPoz) znajdują się wyznaniowe księgi metrykalne chrztów, ślubów i zgonów, które mogą służyć kwerendzie genealogicznej i naukowej. Archiwum nie udostępnia jednak archiwaliów, jeśli nie upłynęło 70 lat od ich wytworzenia lub zawierają dane osobowe w rozumieniu odpowiednich przepisów kościelnych i państwowych (dane osób żyjących). — Dane mogą być zatem wydane pod dwoma warunkami spełnionymi łącznie: 1) upłynęło 70 lat od ich wytworzenia, 2) nie zawierają danych osobowych. Gdy nie ma pewności, co do tego, że dane są danymi osoby zmarłej (za pewny uznać należy fakt potwierdzony urzędowo), przyjmuje się, że osoba żyje póki nie minęło 100 lat od zdarzenia, do którego dane zostały przypisane.

2. W trosce o zachowanie dobrego stanu fizycznego wyznaniowych ksiąg metrykalnych, AAPoz nie udostępnia oryginałów tych ksiąg (formy udostępniania – zobacz poniżej pkt II.1.)

3. Archiwum nie wykonuje:

a) skanów, zdjęć cyfrowych oraz kserokopii z ksiąg metrykalnych,

b) kwerend genealogicznych, które nie mieszczą się w zakresie trzech lat od właściwego zapisu chrztu, ślubu, zgonu (tzn. rok poprzedzający zapis, rok zapisu, rok następny po właściwym zapisie).

 


II. Formy udostępniania informacji genealogicznych

1. Archiwum udostępnia odpłatnie informacje genealogiczne zawarte w wyznaniowych księgach metrykalnych chrztów, ślubów i zgonów w formie:

a) mikrofilmów lub Cyfrowego Archiwum Archidiecezji Poznańskiej (oznaczone w bazie zasobu AAPoz jako mkr oraz CAAP),

b) odpisu aktu metrykalnego chrztu, ślubu i zgonu do celów:

  • prywatnych (metryka hobbystyczna),
  • urzędowych (uwierzytelniona metryka urzędowa, np. do celów kościelnych, sądowych, spadkowych itp.),
  • weryfikacyjnych – w związku z przetwarzaniem danych osobowych w Kościele katolickim,

c) wyciągu z archiwalnej bazy danych metrykalnych,

d) wypisu pojedynczej informacji z księgi metrykalnej (np. nazwisko, data chrztu, ślubu, zgonu itp.).

2. Poszukiwaniami genealogicznymi, wykraczającymi poza zakres trzech lat od właściwego zapisu chrztu, śluby, zgonu (tzn. rok poprzedzający zapis, rok zapisu, rok następny po właściwym zapisie), zajmuje się – współpracujące z AAPoz – Biuro Usług Genealogicznych ORIGO:

 

III. Procedury zlecenia genealogicznego

 Krok 1.

Przed złożeniem zlecenia, należy się upewnić, czy księga mogąca zawierać informacje dotyczące danej osoby znajduje się w zasobie AAPoz. Sprawdzenia dokonuje się poprzez bazę danych na stronie domowej AAPoz (link do bazy – zobacz tutaj). Należy pamiętać, że wyszukiwania dokonuje się wyłącznie według nazwy parafii  (trzeba się upewnić, że dana miejscowość wchodziła w skład parafii). Spis parafii, których księgi znajdują się w AAPoz (link do spisu – zobacz tutaj).

 Krok 2.

Ze strony AAPoz należy pobrać i wypełnić formularz metrykalny (FMR): „AAPoz – Prośba o akt metrykalny” (link do formularza zobacz tutaj).  W formularzu FMR trzeba zaznaczyć, jaki rodzaj usługi interesuje Petenta. Ma on do wyboru: odpis metryki hobbystycznej,  uwierzytelniony odpis metryki urzędowej, wniosek o wydanie danych osobowych, wydruk z archiwalnej bazy danych metrykalnych, wypis pojedynczej informacji z księgi metrykalnej. Przykładowo, jeśli Petent jest zainteresowany sprawdzeniem danych potrzebnych do umieszczenia informacji na nagrobku – należy zaznaczyć opcję: wypis pojedynczej informacji z księgi metrykalnej; gdy są potrzebne dane do sprawy spadkowej – trzeba wybrać:  uwierzytelniony odpis metryki urzędowej.

Do prowadzenia spraw przed AAPoz, w ramach niniejszego zlecenia, jest możliwe  ustanowienie pełnomocnika. W tym celu należy wypełnić w formularzu FMR załącznik: Pełnomocnictwo – Wniosek o akt metrykalny (formularz FPMR).

 Krok 3.

Prawidłowo wypełniony i podpisany formularz FMR należy odesłać do Archiwum (dwie możliwości do wyboru):

  • w sposób elektroniczny: trzeba zeskanować (lub sfotografować) formularz FMR i przesłać jako załącznik do formularza kontaktowego znajdującego się na stronie internetowej AAPoz (link do formularza kontaktowego – zobacz tutaj),
  • w sposób tradycyjny – pocztą – na adres: Archiwum Archidiecezjalne w Poznaniu,
  1. Ks. Ignacego Posadzego 2, 61-108 Poznań.

Uwaga: Pracownicy AAPoz preferują kontakt internetowy, który przyspiesza załatwienie sprawy. Pracownicy mogą jednak zażądać przesłania formularza w sposób tradycyjny, w formie fizycznej.

 Krok 4.

Po przyjęciu zgłoszenia, pracownik AAPoz prześle informację o numerze sprawy MR, pod którym został zarejestrowany formularz zlecenia FMR. W dalszej korespondencji należy posługiwać się tym numerem, w przeciwnym razie nie odpowiadamy za terminowość działań AAPoz. Informujemy, że ze względu na zmieniającą się dynamicznie sytuację epidemiczną, czas udzielenia wstępnej odpowiedzi, dotyczącej możliwości zrealizowania danej sprawy, zostaje wydłużony do ok. 30 dni roboczych.

 Krok 5.

Po otrzymaniu odpowiedzi wraz z numerem sprawy MR, prosimy o:

  • uiszczenie opłaty wstępnej w wysokości 30 zł, związanej z weryfikacją danych podanych przez Petenta w formularzu zlecenia FMR (dotyczy sprawdzenia dwóch zapisów w księgach metrykalnych). Jako tytuł przelewu bankowego, koniecznie należy podać przesłany przez pracownika numer sprawy MR (według wzoru: AAPoz MR 000/2021, np. AAPoz MR 005/2021). Powyższa opłata jest potwierdzeniem akceptacji warunków zlecenia i nie podlega zwrotowi (także w przypadku negatywnego wyniku weryfikacji przesłanych danych, ponieważ praca została już wykona). Jakiekolwiek inne wpłaty dokonywane bez wcześniejszego uzgodnienia z AAPoz nie podlegają zwrotowi i zostaną przekazane na realizacje statutowych zadań Archiwum, np. konserwację dokumentów.
  • przesłanie kopii dowodu wpłaty do AAPoz, co usprawni weryfikację płatności i przyspieszy realizację zlecenia.

 Krok 6.

Po otrzymaniu opłaty wstępnej, a także zgodnie z kolejnością realizowanych zleceń, pracownik AAPoz przystępuje do  odnalezienia i zweryfikowania zapisu w księdze metrykalnej.

Krok 7.

Po odnalezieniu i zweryfikowaniu zapisu, AAPoz wysyła Zamawiającemu Petentowi powiadomienie o zakończeniu poszukiwań wraz z informacją o całkowitym koszcie zlecenia (w tym o opłacie pocztowej).

Krok 8.

Zamawiający, po otrzymaniu informacji o całkowitym koszcie zlecenia,  reguluje należność. Jako tytuł przelewu bankowego, koniecznie należy podać numer sprawy MR (np. AAPoz MR 005/2021).

Krok 9.

Pracownik AAPoz, zgodnie z usługą zadeklarowaną w formularzu zlecenia FMR przez Zmawiającego, wysyła wyniki pracy archiwalnej.

Należy pamiętać, że uwierzytelnione odpisy metryk urzędowych, wystawiane do spraw prowadzonych przed instytucjami kościelnymi, a zawierające dane podlegające ochronie (np. w sprawach ślubu kościelnego), są odsyłane przez AAPoz pocztą tradycyjną, listem poleconym, na adres parafii zamieszkania lub ceremonii. Można je także odbierać osobiście lub przez pełnomocnika w siedzibie AAPoz. Zgodnie z życzeniem Petenta, dokumenty mogą  zostać wysłane za pomocą pocztowej usługi kurierskiej – do rąk własnych, za okazaniem dokumentu tożsamości (opłata według stawek operatora pocztowego).